o mercado é universo em constante evolução. para lidar com os novos desafios que surgem nesse cenário, as organizações têm passado por um processo adaptativo, onde instâncias de tomada de decisão e planejamento vêm a demandar um número cada vez maior de expertises.
o fato é que, não há mais resposta única para tais desafios. há sim a necessidade de criar o maior número possível de soluções inovadoras e, entre elas, selecionar a melhor opção. não à toa, organizações de diversos setores passaram a adotar uma metodologia que contempla esse caráter multifacetado e é capaz de gerar um sem número de ideias: a colaboração criativa estratégica.
nela, são conduzidas atividades em grupo que incentivam as pessoas a tomarem decisões de fato em colaboração umas com as outras – propondo hipóteses, debatendo, com diversidade de opiniões e equilíbrio de influências para, ao final, escolher entre as alternativas a que seja melhor.
em atividades de colaborações criativas estratégicas as pessoas precisam estar comprometidas com a proposição e o debate em torno das hipóteses [cocriação] assim como precisam estar alinhadas estrategicamente em torno das escolhas [coseleção].
quais os problemas com as atividades em grupo para tomadas de decisão?
de uma maneira geral as pessoas utilizam dinâmicas de cocriação de hipóteses baseadas na oralidade. com isso desestimulam o comprometimento [a participação] das pessoas na proposição e no debate de hipóteses. reduzindo a diversidade e limitando o amadurecimento das hipóteses quando são realmente debatidas pelas pessoas. boa parte das pessoas se omite de propor ou debater em dinâmicas baseadas na oralidade por razões diversas, como a dificuldade em tomar o turno ou a insegurança de expor suas opiniões em público.
da mesma forma, as dinâmicas de coseleção adotadas são quase sempre baseadas em votação simples, que consideram a maioria como fator de escolha. esse tipo de método de seleção esconde o alinhamento ou desalinhamento das pessoas nas escolhas. no melhor dos cenários consegue indicar as hipóteses preferidas das pessoas, mas não necessariamente medem o quanto cada pessoa concorda com as hipóteses e muito menos o quanto de alinhamento ou desalinhamento existe no grupo em relação a cada uma das hipóteses.
como ampliar a participação das pessoas na cocriação de hipóteses?
utilizar a escrita [brainwriting] ao invés da oralidade [brainstorming] é um passo importante para ampliar o envolvimento das pessoas na cocriação. ao reduzir o esforço das pessoas em tomar o turno das outras pessoas durante a atividade de propor e debater hipóteses ampliamos o espaço criativo, propositivo. muitas pessoas optam por ficarem caladas em reuniões orais [brainstormings] para evitar o desgaste de ficar pedindo espaço de fala, solicitando o tempo todo o direito de tomar o turno e se colocar.
as hipóteses geradas a partir de debates escritos são melhores ou piores que as geradas em debates orais?
em reuniões onde a proposição e os debates acontecem por meio da escrita [brainwriting] a tendência é que mais pessoas proponham hipóteses e mais pessoas debatam, argumentando a favor e contra as hipóteses escritas dos demais.
normalmente quando mais pessoas propoem hipóteses e mais pessoas debatem as hipóteses propostas existe uma tendência a aumentar a qualidade final das hipóteses, pois elas amadurecem durante o debate com argumentos favoráveis e contrários vindos de mais pessoas, com experiência mais diversificadas.
como medir o comprometimento das pessoas nas dinâmicas de cocriação?
duas variáveis são importantes para medir o comprometimento das pessoas nos debates: atuação [a quantidade de intervenções de cada pessoa] e impacto [a quantidade de intervenções que as falas de cada pessoa provocam nas outras pessoas].
em um sistema analógico de debate oral ou escrito, será preciso ter o registro [áudio, vídeo ou papel] para fazer a contagem e as conexões entre as intervenções. raramente esse tipo de contagem é realizada pelo esforço necessário.
nos sistemas digitais de debate esses dados são, quase sempre, mais simples de serem contabilizados. apesar da maioria dos sistemas de video conferência digital ou de post-its digitais não oferecerem essa funcionalidade nativa.
a tabela abaixo mostra a contagem de sessões de cocriação oral[analógico e digital] e de sessões de cocriação escrita através de post-its [analógico e digital].
a tabela mostra que nas sessões de cocriação oral há uma participação discreta das pessoas, com poucas falas [proposições] e poucas reações [debates]. já ao analisar os dados das sessões escritas é possível ver uma maior distribuição das falas [mais pessoas propõem] mas também uma redução crítica nas reações [ninguém comenta os post-its com intervenções escritas] e também no número total de intervenções.
apesar dos números totais brutos mostrarem um número alto de intervenções nas sessões de cocriação oral, é importante perceber que a distribuição da participação das pessoas não é equilibrada.
para medir esse equilíbrio calculamos primeiro a média de ações por pessoa e a média de reações derivadas dessas ações, depois o desvio padrão entre as pessoas e finalmente o coeficiente de variância. com esses indicadores é possível medir o comprometimento do grupo e comparar as diferentes sessões para saber como o grupo se comporta em cada uma delas.
os indicadores de equilíbrio entre as atuações confirma que nas dinâmicas orais há um desequilíbrio maior entre as pessoas, esses indicadores muito baixo demonstram que umas pessoas falam muito mais do que as outras ao usar a oralidade.
os indicadores de impactos nas dinâmicas orais são ainda mais baixos, indicando que boa parte das falas é ignorada pelas pessoas enquanto todo o debate fica polarizado em poucas hipóteses propostas.
os indicadores nas dinâmicas com post-it confirmam que há um aumento no equilíbrio das atuações, mais pessoas falam mais quando usam a escrita para propor hipóteses. no entanto, os indicadores nulos de impacto mostram que as pessoas não comentaram as propostas dos demais através de post-its.
como classificar o comprometimento dos times?
a partir dos indicadores de atuação e impacto montamos dois eixos de um gráfico que nos permite distribuir por quadrantes o nível de comprometimento das equipes.
times com equilíbrio de atuação acima de 50% e equilíbrio de impacto acima de 50% ficam no eixo superior direito, indicando um time que parece estar motivado e trabalha com influências descentralizadas, distribuídas entre os diversos agentes que participam das dinâmicas de cocriação.
por outro lado, quando o equilíbrio das atuações é muito baixo e o equilíbrio dos impactos idem, o comprometimento estaria no quadrante inferior esquerdo, onde o time parece estar desmotivado e as influências centralizadas.
a combinação desses dois indicadores de equilíbrio pode apontar uma série de ações a serem realizadas para aumentar o comprometimento dos times. por exemplo, em times no quadrante inferior direito pode ser interessante buscar uma dinâmica de debate com anonimato para evitar que as pessoas concentrem suas atenções nas propostas das mesmas pessoas de sempre. muitas vezes essa concentração se dá por hierarquias formais ou por atribuição de maior conhecimento técnico para determinadas pessoas do grupo.
como ampliar o alinhamento do time ao fazer escolhas?
muito se fala em cocriação. de uma maneira geral é esperado das pessoas quase que uma habilidade natural para ser criativa. além disso, nas últimas décadas, foram desenvolvidos e divulgados inúmeros métodos para otimizar o processo criativo. especialmente para criação colaborativa, em grupo.
não são poucos os métodos para tornar o processo criativo mais eficiente e mais eficaz. de simplórios brainstormings a elaboradas caixas morfológicas, aprendemos, e continuamos aprendendo, os caminhos que levam as pessoas a criar melhor, tanto sozinhas quanto em grupo, em times de cocriação.
o nosso problema aqui é sobre o outro lado do processo de colaboração, a escolha colaborativa. quanto mais eficientes forem os métodos de cocriação mais opções interessantes teremos ao final das sessões.
coselecionar qual a melhor ou quais as melhores propostas resultantes de uma sessão de cocriação não é uma tarefa simples, a possibilidade de escolhas desalinhadas é enorme, ainda mais quando usamos métodos simples de votação direta e não secreta, como por exemplo, levantando a mão para declarar abertamente a escolha.
sugerimos um método de coseleção que possibilite fazer isso de maneira estruturada e onde todos colaborem em pé de igualdade nas escolhas do grupo.
saiba mais conduzir uma coseleção em strateegia aqui.
sobre os autores:
andré neves, designer, professor do departamento de design da ufpe desde 1996 e cientista associado da plataforma strateegia.digital
[https://www.linkedin.com/in/andremmneves/]
silvio meira, cientista da computação, professor extraordinário da cesar.school, professor hemérito da ufpe, membro de diversos conselhos administrativos em grandes negócios no brasil e cientista chefe da plataforma strateegia.digital
[https://www.linkedin.com/in/silviomeira/]
filipe calegário, cientista da computação, artista, professor adjunto da ufpe e cientista colaborador da plataforma strateegia.digital
